Manual de funciones, procesos y procedimientos del área administrativa y financiera de E - global Solutions S.A.S

Abstract

Al llegar a E-Global Solutions S.A.S. descubrí que el equipo contable trabajaba con buen software y mucha experiencia, pero cada uno guardaba sus propios “trucos” en la cabeza. En mi primer cierre mensual, pasé tres horas buscando un soporte que al final estaba en la carpeta personal de otro compañero. Ese episodio me convenció de la necesidad de dejar una ruta común por escrito. Durante el semestre levanté información de tres maneras: observé la rutina diaria (desde la recepción de facturas hasta la conciliación bancaria), hablé uno a uno con mis compañeprs, y revisé todos los instructivos que encontré en el servidor. Con ese material elaboré un manual sencillo, que explica paso a paso quién recibe los documentos, cómo se registran, qué chequeo se hace antes del cierre y qué formatos usar para reportar. Incluye pequeñas ayudas listas rápidas, plantillas de conciliación y recordatorios de plazos que evitan confusiones y carreras de último minuto. El documento ya se está aplicando de forma piloto. En los primeros dos meses vimos menos reprocesos, un cierre bancario más ágil y, sobre todo es la guía oficial para la inducción de nuevo personal. La idea es seguir puliéndolo con cada ciclo y convertirlo en la base para futuras automatizaciones.