Informe de intervención a la práctica de contrato de aprendizaje en la empresa United Parcel Service

Abstract

El presente informe corresponde al trabajo final de práctica profesional realizado por Stephanie Isabel Agudelo Muñoz en la empresa UPS Global Business Services Colombia S.A.S., específicamente en el área de Billing WWF Argentina, desde junio de 2024 hasta junio de 2025, como parte del programa de Administración de Empresas de la Universidad Católica Luis Amigó. La práctica tuvo como eje central la optimización del proceso de asignación del CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria) de empresas con cuentas corrientes que utilizan los servicios de UPS en Argentina. El proceso manual original generaba reprocesos, errores y demoras, afectando negativamente tanto la operatividad interna como la experiencia del cliente. La problemática principal radicaba en la doble validación del CUIT, ya que el sistema no lo asignaba automáticamente, obligando a los asistentes a hacerlo manualmente, lo que redundaba en sobrecarga operativa y riesgos de inconsistencia en los datos. La propuesta de mejora consistió en diseñar e implementar un sistema automatizado, utilizando el software local Imposys, para asignar el CUIT de manera automática desde el momento en que se genera la guía de envío. La intervención se estructuró en etapas: diagnóstico del proceso actual, diseño del sistema, pruebas, implementación y evaluación. Para ello, se aplicó una metodología de tipo cualitativo con enfoque análisis-síntesis, apoyada en referentes teóricos como la Teoría Clásica de la Administración, la Teoría Contingencial y la Teoría de Sistemas, que sustentaron la necesidad de adaptar las estructuras organizacionales a sus contextos específicos y aprovechar la tecnología para mejorar procesos interrelacionados. La solución planteada permitió reducir significativamente el tiempo de asignación del CUIT, eliminando la doble validación. El nuevo sistema carga automáticamente la información desde un archivo Excel, genera una relación automática con los CUIT ya registrados y asigna la identificación correspondiente. En caso de inconsistencias, el sistema emite una alerta para revisión manual. Este desarrollo logró una mejora del 99% en eficiencia del proceso, validado por los resultados de encuestas aplicadas al personal de la empresa, quienes respaldaron la intervención en su totalidad. Entre los logros más relevantes destacan: la reducción del tiempo de procesamiento, disminución de errores, mayor satisfacción del cliente y mejora en la productividad del equipo de facturación. Asimismo, se identificaron aportes significativos tanto para la empresa (en eficiencia y calidad del servicio) como para la estudiante practicante, quien desarrolló habilidades de análisis, gestión de proyectos y aplicación de mejoras tecnológicas en contextos reales. Como recomendaciones se plantea dar continuidad al monitoreo del proceso automatizado, integrar otras herramientas tecnológicas para fortalecer el sistema, y capacitar al personal para asegurar un uso efectivo de la nueva plataforma. En conclusión, la práctica representó una experiencia enriquecedora de intervención organizacional con impacto tangible, demostrando cómo la automatización de procesos administrativos, alineada con principios teóricos de la administración, contribuye al fortalecimiento de la eficiencia operativa y la mejora continua dentro de las organizaciones.