Mejora en proceso de dispensación de medicamentos en los servicios farmacéuticos de COHAN

Abstract

El estudio analizó el abastecimiento de medicamentos en los servicios farmacéuticos de COHAN con el fin de identificar factores internos y externos que inciden en la oportunidad y eficiencia del suministro, y proponer acciones de mejora alineadas con el procedimiento institucional de gestión de inventarios (GFC - P019). La investigación se desarrolló en 2025 y combinó técnicas de recolección de información (encuesta tipo Likert, entrevista semiestructurada y lista de chequeo) con revisión de registros operati vos en los sistemas STONE/HERINCO. El análisis se centró en tres dimensiones: planeación de la demanda, gestión de proveedores y optimización logística interna. Los resultados evidencian avances en trazabilidad y control, pero también brechas entre la definición de mínimos y su cumplimiento sostenido: 82% del personal reconoce niveles de inventario mínimo, mientras que 64% percibe su cumplimiento continuo. El tiem po de reposición ante quiebres se sitúa entre 48 y 72 horas, y 23% reporta interrupciones frecu entes en medicamentos de alta rotación. Entre las causas identificadas se destacan retrasos de proveedores y trámites con laboratorios (vectores externos), junto con demoras en aprobaciones internas, devoluciones poco estandarizadas, almacenamiento perfectible y fallas de comunicación interáreas (vectores internos). A partir de los hallazgos se definieron tres líneas de acción: (i) planeación de la demanda con pronósticos basados en consumo real e históricos, políticas de inventario por SKU y un ciclo S&OP mensual; (ii) gestión integral de proveedores mediante SLAs con metas OTIF, scorecards trimestrales, diversificación y modelos colaborativos; y (iii) optimización logística interna con estandarización de SOPs, conteo cíclico, 5S/FEFO, capacitación y tableros operacionales. Se concluye que la implementación disciplinada y monitoreada de estas estrategias elevará la confiabilidad del inventario, reducirá los tiempos de respuesta y sostendrá la disponibilidad oportuna y continua, en coherencia con el objetivo general y los contratos con EPS.

The study analyzed the supply of medicines in COHAN's pharmaceutical services to identify internal and external factors affecting the timeliness and efficiency of supply, and to propose improvement actions aligned with the institutional inventory management procedure (GFC-P019). The research was conducted in 2025 and combined information collection techniques (Likert-type survey, semi-structured interview, and checklist) with the review of operational records in the STONE/HERINCO systems. The analysis focused on three dimensions: demand planning, supplier management, and internal logistics optimization. The results show advances in traceability and control, but also gaps between the definition of minimums and their sustained compliance: 82% of staff recognize minimum inventory levels, while 64% perceive continuous compliance. The replenishment time for stockouts is between 48 and 72 hours, and 23% report frequent interruptions in high-turnover medicines. Identified causes include supplier delays and procedures with laboratories (external factors), along with delays in internal approvals, poorly standardized returns, improvable storage, and inter-area communication failures (internal factors). Based on the findings, three lines of action were defined: (i) demand planning with forecasts based on real and historical consumption, inventory policies by SKU, and a monthly S&OP cycle; (ii) comprehensive supplier management through SLAs with OTIF targets, quarterly scorecards, diversification, and collaborative models; and (iii) internal logistics optimization with SOP standardization, cyclic counting, 5S/FEFO, training, and operational dashboards. It is concluded that the disciplined and monitored implementation of these strategies will increase inventory reliability, reduce response times, and sustain timely and continuous availability, in coherence with the general objective and contracts with EPS.